Lösungen · Gesundheitswesen
Patientenströme optimieren. Mit Smart NexCX.
Smart NexCX steuert die Patient Journey in Kliniken, medizinischen Versorgungszentren, Krankenkassen-Geschäftsstellen und großen Praxiszentren: Online-Terminbuchung rund um die Uhr, Check-in bei der Ankunft, kontaktloser Aufruf im Wartebereich und Auswertung der Auslastung. Empfang, Ambulanz und Verwaltung arbeiten dabei auf demselben Datenstand.
Ausgangslage
Wie reduziert eine Klinik Wartezeiten in der Ambulanz?
Wartezeit entsteht selten in der Behandlung, sondern in der Ankunft: Patienten treffen ungesteuert ein, der Empfang beantwortet parallel Anrufe, und ausgefallene Termine bleiben unbesetzt. Wer Ankunft, Reihenfolge und Terminbestand in einem System führt, glättet die Spitzen — ohne zusätzliche Stellen am Empfang.
Volle Wartebereiche, unklare Aufrufe
Wer nicht weiß, wann er aufgerufen wird, bleibt sitzen und fragt nach. Das bindet Personal am Empfang und lässt eine geordnete Reihenfolge unsichtbar erscheinen.
Das Telefon als Engpass
Terminvergabe, Verschiebung und Auskunft laufen zur gleichen Zeit über dieselbe Leitung. Anrufe in der Sprechstunde treffen genau dann ein, wenn am Empfang niemand frei ist.
No-Shows und Terminlücken
Ein nicht wahrgenommener Termin kostet Behandlungskapazität, die an diesem Tag nicht zurückkommt — es sei denn, die freie Zeit steht sofort wieder zur Buchung bereit.
Die Plattform
Was leistet Smart NexCX entlang der Patient Journey?
Smart NexCX deckt den vollständigen Besuchsverlauf in einer Plattform ab: die Buchung vor dem Besuch, das Check-in bei der Ankunft, Warten und Aufruf im Haus sowie die Auswertung danach. Alle Standardfunktionen für Termin- und Aufrufsystem sind Bestandteil der Plattform und jederzeit aktivierbar; einzelne Module müssen nicht nachlizenziert werden.
Vor dem Besuch
Der Termin entsteht zuhause
Patienten wählen Fachbereich und Anliegen, sehen freie Zeiten und buchen verbindlich.
- Online-Terminbuchung rund um die Uhr
- Buchung im Chat in natürlicher Sprache
- KI-Telefonassistent für Buchung und Verschiebung
- Terminerinnerung vor dem Besuch
Ankunft
Check-in ohne Schlange
Am Terminal melden sich Patienten selbst an — mit Termin über QR-Code oder Geburtsdatum, ohne Termin über die Anliegenauswahl.
- Selbstbedienungs-Terminal für Check-in
- Routing zur passenden Sprechstunde
- Elektronisches Ticket auf das Smartphone
Warten und Aufruf
Aufruf, kontaktlos
Das Live-Ticket zeigt Wartezeit und Position, der Aufruf nennt Behandlungsraum und Weg — auf dem Bildschirm oder auf dem eigenen Gerät.
- Live-Ticket mit Wartezeit und Position
- Kontaktloser Aufruf und Weiterleitung
- Priorisierter Aufruf nach Regeln des Hauses
Nachbereitung
Aus dem Tag werden Kennzahlen
Jeder Vorgang ist dokumentiert. Daraus entsteht die Grundlage für Dienstplanung und Kapazitätssteuerung.
- Dashboard mit Patientenströmen in Echtzeit
- Reporting je Sprechstunde und Standort
- Automatisierte Berichte mit Handlungsempfehlung
Funktionen
Welche Funktionen bietet Smart NexCX für Gesundheitseinrichtungen?
Die Funktionen von Smart NexCX gruppieren sich nach den drei Rollen, die in einer Gesundheitseinrichtung zusammenkommen: Patienten, Mitarbeitende am Empfang und in der Ambulanz sowie das Management. Ein Termin, der online gebucht wurde, ist am Check-in-Terminal, im Aufruf und im Reporting derselbe Vorgang.
Für Patienten
Die Kanäle, über die ein Besuch beginnt und abläuft.
- Online-Terminbuchung — buchbar rund um die Uhr, ohne Anruf und ohne Öffnungszeit
- Check-in am Terminal — Anmeldung per QR-Code, Geburtsdatum oder Anliegenauswahl
- Live-Ticket — mobiles Einreihen mit Wartezeit und Position auf dem Smartphone
- Mobile Info — elektronisches Ticket, Statusmeldung und Aufruf auf das eigene Gerät
- Kontaktloser Aufruf — Aufruf und Weiterleitung ohne Namensnennung im Wartebereich
Für Mitarbeiter
Die Arbeitsplätze in Empfang und Ambulanz.
- Rezeption und Empfang — Anmeldung, Zuordnung und Auskunft an einem Platz
- Callcenter — Terminvergabe am Telefon auf demselben Datenstand
- Aufrufschalter — Aufruf, Bearbeitung und Dokumentation am Behandlungsplatz
- Priorisierter Aufruf — Regeln für Notfälle, Schwangere und mobilitätseingeschränkte Personen
Für das Management
Die Sicht auf Auslastung und Ergebnis.
- Dashboard und Operations — Patientenströme, Wartezeit und Auslastung in Echtzeit
- Reporting — Kennzahlen zu Durchlaufzeit, No-Shows und Kapazität
- Business Intelligence — Auslastung je Sprechstunde, Fachbereich und Standort
- Administration — Sprechzeiten, Terminarten und Rechte zentral gepflegt
Integration und Compliance
Wie fügt sich Smart NexCX in eine bestehende IT-Landschaft ein?
Smart NexCX ist API-first gebaut und tauscht Daten über offene Schnittstellen mit den Systemen der Einrichtung aus. Der Betrieb erfolgt in der Cloud mit Hosting in Deutschland oder On-Premises im eigenen Rechenzentrum — die Datensouveränität bleibt bei der Einrichtung. Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und WCAG 2.1 AA sind Bestandteil der Plattform.
Schnittstellen
API-first: REST · GraphQL
Kalendersynchronisation mit Microsoft 365 und Google, Webhook-Routing für Ereignisse.
Datenschutz
DSGVO · ISO 27001
Zertifizierte Prozesse, dokumentierte Verarbeitung, Auslieferung über ein CDN.
Betrieb
On-Premises oder Cloud
Hosting in Deutschland oder im eigenen Rechenzentrum. Datensouveränität bleibt im Haus.
Organisation
Mandantenfähig
Häuser, Ambulanzen und Fachbereiche getrennt verwaltet, gemeinsam ausgewertet.
Sprachen
Mehrsprachig
Patientenoberflächen und KI-Dialoge in mehreren Sprachen, abhängig vom Paket.
Barrierefreiheit
BITV 2.0 · WCAG 2.1 AA
Kontraste, Tastaturbedienung, Fokuszustände und Textalternativen durchgängig.
Aufruf
Kontaktlos möglich
Einreihen und Aufruf über das eigene Smartphone, ohne Papierticket.
Technische Details zu Betrieb und Sicherheit finden Sie auf der Produktseite Smart NexCX.
Zielgruppen
Für welche Gesundheitseinrichtungen ist Smart NexCX geeignet?
Smart NexCX ist die Plattform für Patient Journey Management in Krankenhäusern und Kliniken, medizinischen Versorgungszentren, Krankenkassen-Geschäftsstellen, Facharztzentren und Großpraxen sowie in Gesundheitsämtern, Impf- und Testzentren. Die Plattform steuert Terminvergabe, Patientenströme und Kommunikation überall dort, wo hoher Publikumsverkehr auf begrenzte Behandlungskapazität trifft.
Krankenhäuser und Kliniken
Zentrale Patientenaufnahme, Ambulanzen und Notaufnahme laufen parallel; Verbünde steuern mehrere Häuser mit unterschiedlicher Auslastung.
Smart NexCX entzerrt die Ankunft über Check-in und Live-Ticket, priorisiert den Aufruf nach Regeln des Hauses und steuert Standorte eines Verbunds mandantenfähig aus einer Plattform.
Medizinische Versorgungszentren
Viele Fachrichtungen liegen unter einem Dach und teilen sich einen Empfang — mit unterschiedlichen Termindauern und Vorbereitungen.
Fachbereichsgenaue Terminarten, getrennte Warteschlangen und ein gemeinsames Check-in führen Patienten in die richtige Sprechstunde, ohne den Empfang zu belasten.
Krankenkassen-Geschäftsstellen
Beratungsgespräche verlangen Vertraulichkeit und vorbereitete Sachbearbeitung, das Filialnetz eine standortübergreifende Steuerung.
Online-Terminvergabe mit Anliegenauswahl leitet zum passenden Beraterplatz, der Aufruf nennt keine Namen. Referenz: IKK classic mit rund 160 Servicecentern.
Facharztzentren und Großpraxen
Die telefonische Erreichbarkeit ist der Engpass: Anrufe treffen genau in der Sprechstunde ein, No-Shows bleiben unbemerkt bis zum Termin.
Smart Connect AI Voice nimmt Anrufe rund um die Uhr an und bucht selbstständig; automatisierte Erinnerungen und einfaches Verschieben senken die No-Show-Quote.
Gesundheitsämter, Impf- und Testzentren
Lastspitzen entstehen kurzfristig, Laufkundschaft und gebuchte Termine treffen im gleichen Wartebereich aufeinander.
Die Warteschlangensteuerung skaliert mit dem Andrang und trennt Termin- von Spontanbesuch. Weitere Anwendungsfälle der Verwaltung stehen auf der Seite Öffentliche Verwaltung.
Auch Reha-Einrichtungen, Labore und Blutspendedienste steuern ihre Besucherströme mit Smart NexCX.
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Welche Einrichtungen des Gesundheitswesens arbeiten mit Smart CJM?
Die IKK classic setzte Smart CJM in rund 160 Servicecentern ein und verband die Online-Terminvergabe mit vorbereiteter Beratung vor Ort. Insgesamt liegen Ergebnisse aus über 200 Standorten vor.
Häufige Fragen
Fragen aus Klinik, MVZ und Praxis
Über welche Schnittstellen lässt sich Smart NexCX anbinden?
Smart NexCX ist API-first aufgebaut: eine REST- und GraphQL-API, Kalendersynchronisation mit Microsoft 365 und Google Workspace sowie Webhook-Routing für Ereignisse stehen bereit. Eigene KI-Assistenten lassen sich über den offenen MCP-Standard anbinden.
Ist die Software DSGVO-konform und on-premises betreibbar?
Ja. Smart CJM ist nach ISO 27001 zertifiziert und verarbeitet personenbezogene Daten nach DSGVO. Der Betrieb erfolgt in der Cloud mit Hosting in Deutschland oder On-Premises im Rechenzentrum der Einrichtung. Das KI-Modell binden Sie über eine OpenAI-kompatible Schnittstelle selbst an — auch europäisch gehostete Dienste oder ein eigenes Modell sind möglich.
Können Patienten Termine per Telefon-KI buchen?
Ja. Smart Connect AI Voice nimmt Anrufe rund um die Uhr an, führt den Dialog mehrsprachig und bucht, verschiebt oder storniert Termine direkt im System. Damit entlastet der Sprachassistent die Klinik- und Praxishotline in den Zeiten der höchsten Anruflast.
Funktioniert der Patientenaufruf kontaktlos?
Ja. Patienten reihen sich über das Live-Ticket am eigenen Smartphone ein, sehen Wartezeit und Position und erhalten den Aufruf samt Wegeangabe auf das Gerät. Ein Aufruf über Bildschirme im Wartebereich ist parallel möglich; ein Papierticket ist nicht erforderlich.
Eignet sich Smart NexCX für Klinikverbünde mit mehreren Standorten?
Ja. Smart NexCX ist mandantenfähig: Häuser, Ambulanzen und Fachbereiche werden getrennt verwaltet und gemeinsam ausgewertet. Business Intelligence zeigt die Auslastung je Sprechstunde, Fachbereich und Standort.
Wie reduziert Smart NexCX die Zahl der No-Shows?
Über automatisierte Terminerinnerungen und die niedrige Hürde beim Verschieben: Patienten ändern ihren Termin selbst im Portal, im Chat oder telefonisch über den KI-Sprachassistenten. Freigewordene Zeiten stehen sofort wieder zur Buchung bereit.
Kann der Aufruf priorisiert werden?
Ja. Smart NexCX steuert die Reihenfolge nach Regeln, die die Einrichtung festlegt — etwa für Notfälle, Schwangere oder mobilitätseingeschränkte Personen. Die Priorisierung wirkt auf den Aufruf am Schalter und auf die Anzeige im Wartebereich.
Angaben zur Lösung — Stand: August 2026