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Antworten, Begriffe, Vergleiche.
Die Fragen, die in Projekten wirklich gestellt werden — plus ein Glossar für Ausschreibungstexte und ein ehrlicher Vergleich mit Alternativen.
FAQ
Häufige Fragen aus Projekten.
Einführung & Betrieb
Wie lange dauert die Einführung?
Ein Terminportal steht in vier bis sechs Wochen. Aufrufsystem mit Terminals rechnen wir mit zwei bis drei Monaten je Standort, abhängig von Hardware und Netz.
Wer pflegt Dienstleistungen und Zeiten?
Ihre Fachabteilung, ohne IT-Ticket. Änderungen sind rollenbasiert freigegeben und protokolliert — auf Wunsch auch per Chat.
Was passiert bei Störungen im Netz?
Terminals und Aufrufdisplays arbeiten mit lokalem Puffer weiter; Tickets werden nach Verbindungsaufbau synchronisiert.
Gibt es Schulungen für das Team?
Ja: Schalter, Teamleitung und Administration getrennt, vor Ort oder remote. Aufzeichnungen bleiben verfügbar.
KI & Datenschutz
Woher nimmt der Assistent seine Antworten?
Ausschließlich aus Ihrer freigegebenen Wissensbasis und den Funktionen von NexCX. Ohne Treffer verweist er an Menschen, statt zu raten.
Werden unsere Daten für Training genutzt?
Nein. Verarbeitung in EU-Rechenzentren, keine Weitergabe, keine Trainingsnutzung. Details im AV-Vertrag.
Können Bürger die KI ablehnen?
Ja. Jeder Dialog bietet den Weg zu Mensch und Telefon; kein Anliegen ist nur über KI erledigbar.
Wie wird die Qualität überwacht?
Gesprächsprotokolle, Trefferquote und Übergaberate sind im Reporting sichtbar — Grundlage für die Pflege der Wissensbasis.
Preise & Vergabe
Was kostet der Einstieg?
Das hängt vom Paket ab — Interaktionen pro Monat, Mandanten, Standorte und die gewünschte Hardware. Alle Pakete ansehen
Unterstützen Sie bei der Vergabe?
Wir liefern Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Nachweise.
Glossar
Begriffe, die in Ausschreibungen auftauchen.
Kurz erklärt, in der Bedeutung, die wir im Projekt verwenden.
- Customer Journey Management (CJM)
- Die Steuerung aller Kontaktpunkte eines Besuchs — von der Terminbuchung über den Aufruf bis zur Auswertung.
- Aufrufsystem
- System, das Wartende nach Regeln aufruft: Ticket, Priorität, Schalterzuordnung, Anzeige und Sprachausgabe.
- Mandantenfähigkeit
- Mehrere Organisationseinheiten in einem System mit getrennten Daten, eigenen Zeiten und gemeinsamer Auswertung.
- Mobile Ticket
- Wartenummer auf dem eigenen Gerät, inklusive Position und Aufrufbenachrichtigung — ohne App-Installation.
- MCP (Model Context Protocol)
- Offener Standard, über den KI-Assistenten Funktionen eines Fachsystems aufrufen — mit Rechteprüfung je Aufruf.
- HL7 / FHIR
- Standards für den Datenaustausch im Gesundheitswesen, hier für Patientendaten und Termine aus dem KIS.
- BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA
- Verbindliche Anforderungen an digitale Barrierefreiheit für öffentliche Stellen in Deutschland.
- Nichterscheinen (No-Show)
- Anteil gebuchter Termine, zu denen niemand erscheint. Erinnerungen und einfache Absage senken die Quote.
- Servicezeit vs. Wartezeit
- Wartezeit endet mit dem Aufruf, Servicezeit ist die Bearbeitung am Schalter. Beide werden getrennt gemessen.
- OZG-Strecke
- Digitaler Antragsweg nach Onlinezugangsgesetz; Termine können als Baustein daran anschließen.
Vergleiche & Alternativen
Wann sich welche Lösung lohnt.
Wir bauen nicht für jedes Haus die richtige Lösung. Diese Übersicht sagt auch, wann eine Alternative sinnvoller ist.
| Kriterium | Smart CJM | Eigenentwicklung | Einzelne Terminlösung |
|---|---|---|---|
| Termin, Aufruf und Auswertung verbunden | Smart CJM Ja | Eigenentwicklung Möglich, mit Aufwand | Einzelne Terminlösung Selten |
| Zeit bis zum ersten Standort | Smart CJM 4–6 Wochen | Eigenentwicklung 6–18 Monate | Einzelne Terminlösung 2–4 Wochen |
| Barrierefreiheit dokumentiert | Smart CJM Geprüft gegen BITV/WCAG AA | Eigenentwicklung Eigene Prüfung nötig | Einzelne Terminlösung Unterschiedlich |
| Betrieb im eigenen Rechenzentrum | Smart CJM Möglich | Eigenentwicklung Ja | Einzelne Terminlösung Meist nicht |
| Laufende Weiterentwicklung | Smart CJM Im Preis enthalten | Eigenentwicklung Eigenes Budget | Einzelne Terminlösung Abhängig vom Anbieter |
Wir passen, wenn …
- mehrere Standorte oder Mandanten im Spiel sind
- Termin und Präsenzbetrieb zusammen gedacht werden
- Nachweise für Vergabe und Barrierefreiheit gebraucht werden
Wir passen nicht, wenn …
- nur eine einfache Terminseite für einen Schalter gesucht wird
- kein Bedarf an Auswertung oder Mehrfachstandorten besteht
- ein bestehendes Fachverfahren die Steuerung schon leistet